Escrivão
Um funcionário organiza a documentação, gerencia registros de documentos e garante seu armazenamento adequado.
Nesta página de profissão você aprenderá:
Quem é escrivão
O gestor de escritório organiza o fluxo de documentos dentro das organizações, garantindo o processamento e armazenamento oportuno das informações. Ele cria, edita e formata vários documentos, como cartas, protocolos e relatórios. O gestor de escritório controla os prazos para as tarefas, acompanha o status dos documentos e coordena o trabalho com outros departamentos. Nesse processo, ele interage com colegas e organizações externas, realizando correspondência comercial. O gestor de escritório sistematiza as informações recebidas, mantém o registro dos documentos e garante seu arquivamento. Periodicamente, ele organiza reuniões de trabalho, prepara materiais necessários e oferece suporte à gerência na preparação de decisões importantes. O gestor de escritório usa ativamente programas de computador para um trabalho e processamento de dados eficazes, aderindo a todos os requisitos de segurança e confidencialidade.
Habilidades principais de escrivão
Horário de trabalho e condições
Um funcionário geralmente trabalha 8 horas por dia, das 9:00 às 17:00. Os fins de semana são sábado e domingo. O trabalho é feito principalmente em um escritório, mas o trabalho remoto também pode ser possível. Condições de trabalho especiais podem não estar presentes, mas às vezes horas extras podem ser necessárias durante a preparação de relatórios ou eventos importantes.
O que um escrivão faz
- Organizing documentation and archiving documents.
- Preparing and editing business correspondence.
- Monitoring compliance with internal regulations.
- Maintaining records of incoming and outgoing documents.
- Coordinating meetings and business negotiations.
- Preparing reports on the organization's activities.
- Interacting with other departments and external partners.
Benefícios da profissão escrivão
Organização
Ajuda a manter a ordem nos documentos.
Comunicação
Interação com várias partes interessadas.
Desenvolvimento de habilidades
Oportunidade de desenvolver habilidades de gestão.
Desvantagens da profissão escrivão
Rotina
Tarefas altamente repetitivas.
Pressão
Possível pressão da gerência.
Monotonia
Falta de variedade no trabalho.
Como se tornar um escrivão
Podes tornar-te administrativo rapidamente e sem curso superior. A via mais rápida é um curso profissional ou de aprendizagem do IEFP em técnicas administrativas, seguido de começar como assistente ou em estágio. Saber lidar com confiança com documentos e com o software de escritório vale mais do que um diploma.
1. Cursos profissionais e de aprendizagem do IEFP
O arranque mais rápido é um curso profissional ou de aprendizagem do IEFP em trabalho administrativo, que dura de algumas semanas a alguns meses e inclui componente prática. Cobre o arquivo, o registo e guarda de documentos, o software de escritório e a gestão documental eletrónica — o suficiente para começar a trabalhar.
2. Estágio profissional ou função de assistente
Muitas empresas aceitam estagiários ou assistentes administrativos sem experiência prévia. A trabalhar com documentos reais sob a orientação de colegas experientes, aprendes depressa a prática da função e ganhas desde logo — um bom início para uma carreira administrativa.
3. Curso Técnico Superior Profissional (CTeSP)
Um CTeSP num politécnico na área da gestão administrativa dá formação mais aprofundada e uma qualificação reconhecida. É uma via mais longa, mas útil para organizações maiores e funções na administração pública, e para a progressão futura para a gestão de escritório.
A forma mais rápida de entrar são cursos profissionais ou um curso de aprendizagem do IEFP, mais um estágio, que dão experiência prática depressa. Um CTeSP ajuda para empregadores maiores ou na função pública, onde o acesso é por concurso. O essencial é trabalhar com à-vontade com registos, arquivo e software de escritório.